- Görev Ünvanı : Muamelat Memuru
b. Görevin Ana Amacı : Organ toplantılarının tüm sekreterya işlerini, odaya gelen giden evrakın takibini ve üye bilgi güncelleme işlemlerini yapmak üzere, Yönetim Kurulu kararıyla atanan bir Muamelat Memuru bulunur.
c. Bağlı Olduğu Unvan: Genel Sekretere bağlı olarak çalışır.
- Kendisine Bağlı Ünvanlar: -
- İş İlişkileri: Oda Üyeleri, Oda Organları, Genel Sekreter ve tüm birimlerle sürekli temas halindedir
- Yokluğunda Vekalet Eden: -Oda Sicil Memuru, İnsan Kaynakları Sorumlusu, Özel Kalem
- Görev ve Yetkileri:
- Organların toplantıları için gerekli hazırlığı yapmak, imzalattırılmasını ve saklanmasını sağlamak,
- Organ toplantılarının tutanaklarını düzenlemek,
- alınan kararları ve bu kararlara ait defterleri mevzuata göre düzenlemek usulü dairesinde yazılmasını sağlamak,
- Genel Sekreterliğin emir ve talimatlarını ilgili servislere intikal ettirmek, gereğinin yapılıp yapılmadığını izlemek ve Genel Sekreterliğe bilgi vermek,
- Odaya gelen ve giden evrakın kaydına ilişkin giriş – çıkış defterini tutmak, ilgili yerlere dağıtımını yapmak ve arşivlenmesini sağlamak,
- Odaya gelen kitap – gazete – dergi vs. yayınları Genel Sekreterin talimatına uygun olarak saklamak, ilgili servislere iletmek,
- Adresinde bulunamayan üyelerin adreslerinin araştırılarak tespit edilmesini sağlamak,
- Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde meclis, yönetim kurulu veya yönetim kurulu başkanı ve Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
- Yönetim Kurulunun alacağı karar çerçevesinde verilecek görev ve hizmetleri yerine getirmek.
- Odanın Web sayfasını takip etmek ve düzenlemek gerekli duyuruları ve ilanları web sayfasında yayınlamak, yapılan faaliyetlerin fotoğraf çekimlerini yapıp, genel sekreterlik onayından sonra oda web sayfasında yayınlamak
- Aranan Nitelikler:
- Öğrenim: En az Yüksekokul mezunu olmalıdır ( Tercihen Üniversite mezunu )
- Deneyim: En az iki yıl tecrübeye sahip olmalıdır
- Yasal mevzuatlar konusunda bilgili olmalıdır
- Kurumun Politika ve Hedeflerini benimsemiş olmak
- Sorumluluk Duygusu Gelişmiş olmak
- İnsan ilişkileri ve ikna kabiliyeti güçlü olması
- Sorunları analiz yeteneği güçlü olması
- Değişim ve Yeniliğe açık olmak.
- Doğru iletişimi her aşamada kurabilme yeteneğine haiz olmak.
Referans:
Muamelat Yönetmeliği, madde 49